Business ở Nhật Bản...

Gần 4 năm trước, khi quyết định làm việc với thị trường Nhật Bản, tôi mong muốn một điều, được học điều gì mới lạ so với những gì tôi có được trong 2 năm sống và làm việc tại London, UK. Muốn đặt mình vào trong những môi trường khác lạ, muốn bản thân mình bị Đông hóa (Easternized) sau khi đã bị Tây hóa (Westernized).

Tháng 5.2008, tôi chính thức quyết định sang Nhật, bắt đầu làm việc lâu dài thay vì những chuyến công tác dài ngày Việtnam - Nhật Bản trước đây.

Cũng vì thế, thú thực, tôi bắt đầu ở Nhật không phải là chỉ để làm business. Tôi đến sống cuộc sống Nhật. Ngày đầu tiên chính thức chuyển sang Nhật làm không phải là một ngày làm việc tại văn phòng. Đó là một ngày nghỉ cuối cùng của một kỳ lễ dài, tôi lang thang chơi và làm quen không khí cuộc sống ở đây.

Ở Nhật, làm business tức phải chấp nhận văn hóa của Nhật, thứ văn hóa ngấm sâu trong từng bộ comple hối hả di chuyển trên những chuyến tầu chật cứng người giờ tan tầm. Đối với riêng tôi, văn hóa Nhật phải trở thành yếu tố trọng tâm số một trong mọi bước tiến hành business ở đây.

Trước đây tôi chỉ hiểu rằng: đối lập với trắng là đen. Thời gian là tiền bạc và ngược lại, tiền bạc là thời gian (opposite of white is black, time is money and money is time). Đó là Tây học.

Ở Nhật, ngược với trắng không phải là đen mà là đỏ. Khái niệm thời gian = tiền bạc cũng khác hẳn.

Hiện giờ, ngay trong thời điểm khủng hoảng tài chính toàn cầu này, hình như chế độ lãi suất về zero đang được Bank of Japan kêu gọi thiết lập lại. Đủ để hiểu, cái giá của việc mượn tiền của người Nhật khác hẳn với phần còn lại của thế giới. Gần mười năm nay, ở Nhật, thời gian không hẳn, thậm chí không thể là tiền bạc khi lãi suất cho vay của Ngân hàng chỉ là xấp xỉ với con số không tròn chĩnh, người gửi tiền tiết kiệm thì mất tiền chi phí để duy trì hệ thống ngân hàng, giữ tiền cho họ. Tín dụng dồi dào như vậy, liệu có cần thật nhanh để ký hợp đồng, hoàn thành hợp đồng để có tiền trả lãi ngân hàng, hoặc chí ít kiếm ít lãi cho vay khi gửi tiền vào ngân hàng hay không? Ở Việt Nam thời điểm này, tiền cho vay lãi suất dù đã giảm ~ 30% so với lúc cao điểm thì cũng vẫn là hơn 12% / năm đấy.

Blog cá nhân, public hay private mode?

Thực ra có nhiều lần tôi tự hỏi có nên tiếp tục để public blog này hay không? Có quá nhiều suy nghĩ, nhiều chuyện riêng tư hay những chuyện vô bổ trên blog này.

Cũng có lần em hỏi là hay là giấu đi một vài post được không, cái giai đoạn nhiều "sóng gió " 2005 - 2006 ấy? Cái này thì Google đang bó tay, chưa nghĩ ra để làm :D

Từ đầu, tôi viết blog là để cho mình, gia đình và bạn bè thân thiết cùng đọc, không có hạn chế gì cả. Nếu có ai chẳng may biết đến thì cũng mặc kệ. Đến nay, đôi lần nó trở thành một kênh để nhân viên đọc tìm hiểu về đời tư của sếp, của đồng nghiệp. Rồi người mới tuyển cũng đọc để xem sắp tới làm việc với ai đây. Câu hỏi public hay không lại được đặt ra.

Cuối cùng, tôi vẫn quyết định hãy kệ nó như bản tính vốn có của blog, như dự kiến ban đầu. Viết lên mạng thì nói gì đi chăng nữa không thể còn giữ cho riêng mình mà để chia sẻ. Cái gì không muốn chia sẻ thì giữ trong "bụng" ấy. Vẫn đang hi vọng vòng bụng của tôi ngày càng giảm chứ không to lên nữa, cả physically lẫn spiritually.

Bravo suy nghĩ 2.0!

Horenso: Giao tiếp "rau chân vịt" (kiểu Nhật)

Ho-ren-so: Cách người Nhật giữ được giao tiếp thông suốt là một bài báo trong số Nikkei Weekly năm trước mà tình cờ tôi lần mò lại được. Từ giữa tháng 11.2008, tôi cũng đã quyết định đặt báo này để đọc hàng tuần rồi. Trong tiếng Nhật Horenso cũng có nghĩa là spinach, rau "chân vịt", thứ rau mang lại sức mạnh thần kỳ của chàng thủy thủ Popeye, chiến thắng mọi trở ngại để cứu được Olive. Có lẽ các công ty làm ăn với Nhật cần có thứ rau này để có sức mạnh chiến thắng trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn như ngày nay. Vắn tắt lại thì có thể hiểu Horenso là viết tắt của 3 từ:

HOkoku: Làm report.
RENkaku: Liên lạc định kỳ
SOdan: Bàn bạc

Và ghép lại 3 chữ cái đầu, ta có: HORENSO (菠薐草) - Spinach

Có một ví dụ thế này về cách làm việc của Mỹ và các nước phương Tây không phải Nhật Bản.
"Anh có cần gặp tôi để thảo luận về dự án hay không? Gửi cho tôi một email, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình và email trả lời anh ngay". Đây là một mẫu điển hình trong công việc công ty. Với hệ thống trao đổi này, người ta có thể tiếp tục công việc của riêng mình theo cách thức mà họ cảm thấy không bị ảnh hưởng. Đây cũng là một minh chứng cho việc các công ty này thường không nhận thức được rằng khái niệm "công ty" không chỉ là một tập hợp các cá nhân được nhận tiền để tự làm công việc của mình. Một "công ty" là một thực thể sinh học sống cộng sinh có thể tồn tại được khi cả nhóm tồn tại. Không thể có một "công ty" thành công khi mà hàng ngày ai cũng chỉ tự mình làm công việc để thỏa mãn mục đích riêng cá nhân. Hệ thống đó sẽ bị phá vỡ bởi vì không hề có communication.

==========

Ho-ren-so: Why Japanese keep communication flowing

Diana Rowland
Nikkei Weekly, 2007/12/03

In the Western workplace, especially in the United States, people often like to work independently to better focus on accomplishing tasks and to have more of a sense of autonomy. In the Japanese context, however, working independently destroys the sense of team. And given the oft-implicit Japanese style, that could mean spending a lot of time going in the wrong direction. Therefore, even while taking individual initiative, Japanese are careful to keep the communication channels open.

The process of keeping in close communication is summed up in three words: hokoku, renraku and sodan, or horenso for short.

Hokoku means to report, renraku means to inform or give periodic updates and sodan means to consult, talk over a matter, confer, or ask a person's advice. While ho-ren-so is technically used for interaction with a superior, members of a team may also say they need more ho-ren-so with each other, and the concept of back-and-forth communication for consultation and updates is widely applied.

Using this practice keeps everyone on the same page, and that doesn't just mean you and the person to whom you are talking. By keeping that person informed and involved, you allow him or her to bring other pertinent people into the loop so they can be prepared to act when needed.
Japanese also see this process as being one of the most effective and important ways to guard against risk, because it acts as a check between employees and between departments, as well as between vendors and the customers they service.

In team-building with a Japanese-American joint venture recently, it was evident that the Americans were leaving the Japanese out of the loop. Their reasoning was that it took Japanese too long to make a decision. Our answer: ho-ren-so. More upfront involvement, not less.

By using this style of constant engagement you can often get things to move faster. Since many people need to be involved in a Japanese company to make almost anything happen, if you wait until the final stage to involve your Japanese manager, colleague or contact, they've had no chance to lay the groundwork with others. There's a good chance you will then end up impatiently waiting while the Japanese seem to take forever to make up their minds or get you a reply.

The ho-ren-so process provides such a critical function in the Japanese corporate environment, that when Japanese managers do not receive ho-ren-so from their subordinates, they can become insecure and develop a practice of constantly checking the status of the project or task. We frequently get complaints from Americans working in Japanese companies that Japanese superiors micromanage. Our recommendation: more ho-ren­so. In Japanese culture this is an automatic approach to almost every activity, so Japanese managers are often bewildered to hear from American subordinates that they feel micromanaged. They ask, "How can we possibly prepare others and avoid risk without ho­ren-so?"

Understanding the advantage you gain by adopting this highly engaged style of communication will help you shift your perspective from seeing ho-ren­so as a burden. Try to think of it as a strategic, upfront investment for significant time­saving later. Over time, if you show reliability, the need for continued consultation and status reports decreases - but they are still appreciated.

-Diana Rowland is president of Rowland & Associates and author of "Japanese Business Etiquette: A Practical Guide to Success with the Japanese."